2009年11月20日下午，院党政办公室副主任陈颖晏等一行四人到我所检查指导档案规范管理工作，在热经所二楼会议室，陈主任首先介绍了此行检查的目的，并向所有参会人员讲解了档案规范管理的重要性，接着，陈主任一行听取了我所档案管理人员尚海凤、郭容琦关于我所档案整理情况的报告及所办公室程金焕关于我所办公室2009年度工作情况的汇报，汇报结束后，陈主任一行到我所热带特色种质资源圃进行了参观。

11月21日上午，院办公室陈颖晏副主任及邹华英副研究馆员又到我所的档案室察看了我所的档案存放现状，在档案室，邹华英老师边翻看档案边指导如何做好档案规范管理的工作。检查结束后，在二楼会议室组织相关人员进行了座谈交流，邹老师首先肯定了我所档案管理工作有较好的基础，并重点表扬了我所科研档案管理工作的一些创新性思维，并提出了相关要求，一是要进一步加强重视，成立档案规范领导小组，由所领导直接挂帅，分管领导具体负责，成员要包含办公室、科管科、财务人员和基建小组成员；二是要改善现有的基础设施；三是建立家庭档案。陈颖晏副主任也对我所档案工作提出了四点意见：一是解放思想，更新观念，做好新形势下的档案工作；二是深入学习科学发展观，抓好档案事业的可持续发展；三是加强档案的服务水平；四是进一步加强档案管理干部的队伍建设。陈主任还对我所的信息宣传和办公室保密工作进一步做了要求：要充分利用院网站、云南农科、政务信息报送等相关媒介，积极对外进行宣传，信息宣传过程中要领导严格把关；办公室人员要讲党性，严格遵守国家及单位的保密制度。我所黄家雄所长首先对院办在百忙之中来我所指导档案管理工作表示了感谢，通过此次交流，又给我所档案管理工作上了生动的一课，档案不仅是对过去的纪录，更是未来发展的基础和指导，要避免人事变更，档案遗失的状况，目前我所档案管理基础较差，领导班子要进一步加强重视，要抓住保山办公大楼建设及全院档案规范达标的契机，尽快提升我所档案管理的水平。